目录描述材料，不等于材料全文
输入祖先姓名却没有结果，不一定表示档案馆没有相关文件。目录通常描述材料的标题、年代、编号、形成机构和保存状况，而不是每页全文。一个人在信函内出现，文件标题却可能只写部门、项目或地点。先读数据库的说明，确认你正在搜索标题、描述、人名索引还是全文；这几种范围不同，不能把一次姓名检索当成读过了全部相关档案。
本文所有人物、机构与事件例子均为虚构。假设你寻找杜庆在一家工场工作的资料，目录没有他的名字，却出现与工场管理有关的文件系列。系列说明提示文件按年度和事项编排，杜庆可能只是某封信中的署名。这时，应从工场名称、业务事项和时期进入，而不是继续重复同一个姓名。目录是路线图，找到正确路线仍需要阅览文件验证内容。
先问哪个机构可能形成记录
档案往往随形成机构和业务保存。把家史问题转换为一次会留下文件的活动：申请、入学、经营、服役、迁移或土地交易。再问当时哪一个机构负责处理、属于哪个管辖范围，以及名称是否后来改变。机构名称只是寻找线索的起点，不能保证某种文件一定形成或保存。国家档案馆的检索指南强调利用记录之间的关系，因此了解业务背景可以帮助找到比姓名更有效的入口。
不确定机构时，先查官方研究指南和系列说明，而不要随意给一个现代部门写咨询。虚构的杜庆若在地方工场工作，相关材料可能由经营机构、地方行政或其他组织形成，需要分别判断。列一张候选机构表，记录业务、时期、地点、可能材料和已经查过的入口。只要说明为什么选它们，即使后来排除某机构，这份表也能减少重复劳动。
区分机构、系列与条目
以澳大利亚国家档案馆的 RecordSearch 为例，目录可以连接形成机构、系列和具体条目。系列把按某种业务或编排系统形成的记录联系起来，条目则可能是一份文件、一本册子或其他保存单位。系列名称说明你进入了哪一类材料，却未必列出其中所有人物。读系列说明时关注目的、日期范围、排列方式、相关系列和查找工具，这些信息能告诉你下一步应查什么。
不要把系列编号当作具体文件编号，也不要把条目标题当成里面只有那一件事。复制请求或引用需要保留相应层次的标识。虚构例子中，工场系列下有按年份分开的条目，研究者先确定目标年份，再打开条目说明和附件情况。如果相邻年份可能有关，也有理由地继续查看，并记录已经查阅的范围；这样查找不再依赖一个含糊的标题。
让关键词跟着记录的用语走
现代职业词、今日地名或家中的昵称，未必出现在旧目录中。建立检索词表，包括文件中已见的机构旧称、地点原名、业务词、姓名变体和缩写。先用较少条件找到相关系列，再逐步缩小年代与范围。使用引号、通配符或字段限制之前读平台帮助，因为语法并不统一。把搜索词和限制完整记录下来，方便判断无结果是否只是组合太严格。
国家档案馆的 NameSearch 适合特定人物收藏，但官方说明它不会找出 RecordSearch 中所有文件，因此一般或高级目录检索仍可能需要。虚构的杜庆可能在一份以工场名命名的文件里，而非以他的名字建档。尝试地点加事项，再比较相关条目的描述。目录中出现旧式或不适当措辞时，可为了准确查找记录必要原词，但不必用它来称呼家史中的人物。
分清有条目、可开放与已数字化
查到目录条目，不表示马上能在线阅读。资料可能尚未数字化、需要申请阅览、受部分限制，或保存在另一个地点。先读条目的访问状态与收藏机构说明，再决定查看影像、预约或询问复制。开放状态与数字副本是不同问题：可以依法阅览的文件，也可能还没有扫描。相反，一个能看到的影像也可能只是文件的一部分，页数与完整程度仍需核对。
记录你实际读过的是目录描述、索引摘录还是原始影像，不把三者混写为查阅了档案。虚构工场条目只有标题和年代，研究者只能说发现可能相关的文件，不能写杜庆确实出现在里面。若申请复制，给出准确编号、目标问题和所需部分，了解当前费用与条件后再安排。没有看见正文之前，条目提供的是研究方向，而不是已经证实的个人经历。
给工作人员一个具体的问题
有效咨询应当让工作人员看见你已走到哪一步。简要介绍人物、时间、地点和要查的活动，附上系列或条目标识、已试的检索词、找到的候选以及未解决的疑问。问题可以是这一系列是否包含某类登记，或没有人名索引时该用哪种查找工具。不要要求对方在没有范围的情况下查出完整家史；清楚的问题更容易获得明确的馆藏或访问建议。
工作人员回复也需要出处。保存咨询日期、回复原文和提到的编号，把对馆藏范围的说明与对个人身份的推测分开。虚构例子中，回复指出某些年度的册子使用单独索引，这并未证明杜庆在其中，只是提供新的路线。按建议查阅后再更新笔记，说明结果和限制。若转介另一机构，也保留原因，帮助未来的自己理解为什么离开原入口。
把检索路径保留下来
为每份材料记录收藏机构、形成机构、系列号、条目编号、标题、年代、相关页码或影像序号、稳定链接和访问日期。页面标题可能改变，编号与完整描述更能帮助重新定位。另存检索日志，列数据库、日期、条件、查阅范围、结果与下一步。必要时保存系列说明或目录截图，并标明保存日期；截图能保留当时信息，却不应代替原馆藏链接和引用。
最后将目录发现转换为小而明确的行动：查一个索引、阅览一份文件或询问一个覆盖问题。已证实的信息进入时间线，尚未阅览的条目留在候选清单，矛盾留在问题表。档案系统按机构业务留下痕迹，我们的家史则要从这些痕迹重新看见人。在他们成为祖先以前，他们申请、工作、通信并等待答复；读懂目录，是靠近这些经历的第一步。
资料来源
继续阅读以下机构的资料，核对适用范围及原始记录。
- 澳大利亚国家档案馆：查找记录（资料单九）www.naa.gov.au
- 澳大利亚国家档案馆：RecordSearch 概览（资料单十三）www.naa.gov.au
- 澳大利亚国家档案馆：NameSearchwww.naa.gov.au