来源记录是给未来的自己留路
来源不是文章写完才加的装饰。它回答的是，你凭什么这样说，另一个人怎样找到同一材料，你自己三个月后怎样检查原来的理解。发现一张照片、一段访谈或一个登记条目时就开始记录，比结束时回忆浏览过哪些网页可靠。美国国家档案馆的引用指南讨论多种材料的引注方式。[1] 我们不必一开始就掌握复杂格式，但应优先保证能够定位。先给材料稳定编号，再记创建者、标题或类型、日期、具体位置、保存者与访问方式。少一个标点不会让研究失效，缺失原件所在页却可能让关键判断无法复查。
区分材料、信息和结论
一张家书是材料，正文写我已到上海是一条信息，研究者认为他此时开始在上海居住则是一种结论。这三层不能混成一个来源栏。材料可能准确地保存了一句不准确的话；信息也可能只表明短期抵达，不足以证明长期居住。建议分别设置材料清单、信息摘录和判断笔记。信息摘录尽量保留原话，并指向页、行或录音时间。判断笔记写出你的推理、限制和下一步。这样即使后来推翻居住结论，家书与原话仍被保留，也不会让错误结论继续隐藏在看似客观的资料表里。来源记录因此既帮助定位，也帮助看清我们在什么时候多走了一步。
档案与家庭材料各有定位方式
公开档案要记机构、集合或系列、档号、卷册、页或图像位置；家庭物件则要记持有人、物件编号、取得日期和原件保管位置。访谈记录说话者、访谈者、日期、录音编号与时间位置；网页记录标题、发布机构、链接和访问日期。没有正式标题的家书可以用中性描述，例如某人致某人的信，不要用迁居证据这样的结论性标题替代物件本身。不同机构的编号结构不一样，照原样记录，不必强行把它们改成一个格式。若平台同时显示图像序号与印刷页码，两者都留，因为读者在不同浏览方式中可能只能看到其中一个。
如实说明你究竟看到了什么
看到了索引就写索引，看到了数字图像就写数字图像，亲手看过原件才写原件阅览。索引、转写、摘录与图像可能都指向同一件材料，但不能互相冒充。美国国家档案馆的家族研究入口说明，网上检索与馆藏资源需要通过不同工具和合作方进入。[2] 因此记录找到材料的平台，以及它声称引用的原始集合，两者都重要。若图像无法访问，明确写目前仅见索引，并列出还需核对的字段。别人文章引用某封信，而你只读过那篇文章，就说明引用来自该文章，不让读者误以为你已经检查信件。诚实的阅读层次比一条看起来正式却夸大接触程度的引注更有价值。
虚构案例：一条地址的来源链
以下是虚构案例。你从某数据库索引看到赵云住在柳巷，截图编号为检索零八；打开图像后发现柳巷是寄件人的地址，赵云其实是收件人。来源表保留索引与图像的关联，信息摘录改为信封显示寄件地址柳巷，判断笔记撤销赵云居住柳巷的结论。随后家人提供另一封赵云自己署名的信，正文说我仍住旧处，但没有说明旧处在哪里。这是新线索，不能自动补回柳巷。若最初只写赵云，柳巷，来源网络，后来的更正会很困难；精确定位与原话使我们能够知道错误出在字段理解，而不必怀疑整个信封是否真实。
记录没有找到的过程
研究日志也要记没有找到什么。写数据库或档案范围、检索词、日期区间、使用字段、访问日期和结果，不只写无结果。还要说明索引覆盖哪些年、是否搜索过变体、是否有未开放或未数字化部分。未找到只对这个范围有效，不能直接证明不存在。虚构示例：某校一九四零至一九四二年名册中未见某人，只能支持这三年现有名册没有发现，不能证明他从未入学。把下一步写得具体，例如核查一九三九年是否有存留名册。这样的日志减少重复劳动，也防止以后把一次狭窄的搜索误记成已经全面查过。失败的检索同样可以为合理的研究边界提供信息。
把文件名与来源编号连起来
来源编号最好独立于判断，例如信件零一二，而不是已证实祖父迁居。给数字图像、转写与注释都带上这个编号，再用清单说明它们的关系。修改文件时保留原始版本，标出新版日期与修改内容。不要把网页链接当作唯一保存方式，网页可能移动，你仍需要标题、机构、档号与本地记录。但本地截图也不能替代完整来源信息，因为它可能没有页眉、页码或上下文。对受限材料，清单可以记录位置而不公开内容。让保管与引用分开：家人能知道某份材料存在，却不一定因此获得向所有人分享其内容的许可。
让读者能沿着故事回到材料
写文章时给关键事实放来源编号，避免一段包含出生、迁居、工作三件事却只有一个含糊的脚注。可在研究说明里列明每条结论对应哪些材料，以及哪些是整理者的解释。普通读者不必看到全部工作表，但应能理解证据强弱，愿意进一步核查的人应有路径。最后检查引注是否真的支持紧邻的那句话，是否引用了未亲见的原件，是否漏写重要限制。Before Us 的故事可以温暖，但温暖不应靠让来源消失来获得。当家人知道一个细节来自谁的一封信或哪次谈话，他们看到的不只是事实，也是记忆怎样被保存、传递和认真对待。
资料来源
继续阅读以下机构的资料，核对适用范围及原始记录。
- 美国国家档案馆：引用档案指南www.archives.gov
- 美国国家档案馆：家族研究资源www.archives.gov