关掉网页之前，记下一件事
查了一个晚上，浏览器开着十几个页面。隔周再回来，却想不起那条店铺记录在哪，也不确定这个拼写是不是已经试过。研究日志就是为这种时候准备的。它不需要好看的封面或复杂的软件，只要能让你知道上一次做到了哪里。
开始时写一个具体问题，例如“林玉在一九三〇年以前是否住在河街？”比“继续查祖母”更容易安排下一步。日期、地址或关系都可以成为一个问题；范围太大，就拆成几项。一次只追一个主要问题，意外发现的其他线索先放到待办里。
本文中的林玉、河街和店铺记录都是虚构练习。设定是家人记得她年轻时开过杂货店，但不知道年份。于是先查商户记录，并写下期待找到的内容：经营者、店名、地址或登记日期。每一个新结果都可以拿来和这个问题比较。
用这几栏就能开始
表格可以先设这些栏目：查找日期；要回答的问题；资料库或收藏机构；集合或文件名称；搜索词和范围；结果；保存位置；下一步。不一定每栏都有内容。觉得表格太宽，就在普通笔记中用这些标签写成一条条记录。容易坚持，比格式复杂更重要。
“资料库”之后还要写具体查了哪个集合。一个大网站可能有很多不同地区和年代的资料，仅留首页链接不能说明你查了什么。已经查看原图，还是只读了目录摘要，也要区分。可以写“只有目录条目，尚未取得影像”，提醒自己别把摘要当作整份文件。
保存位置使用自己的稳定编号，例如“材料零一七”，然后对应到文件夹里的图像。另记馆方文件编号、题名、页码和网址。网页失效时，这些信息仍可能帮助找回记录。记录来源是谱系证明工作的一部分，日志可以帮助保留这些依据，但填完表格本身不等于已经证明关系。[1]
一条完整记录可以长这样
可以把下面的虚构记录改成自己的内容：“问题：林玉是否在一九三〇年前经营河街杂货店。材料：某市商户登记册，一九二八年至一九三〇年。方法：搜索林玉、林毓，之后查看相关页。结果：发现林玉、杂货、河街十二号。保存：材料零一七，第三十四页。判断：姓名和职业相符，尚未确认与家人的关系。下一步：查同地址广告或家庭信件。”
这一条把文件里写的内容和你的判断分开了。正式记录中，还应补上真实馆名、完整题名、档案编号和查询日期。不要照抄示例中“某市”的占位文字，也不要因为已有一个匹配条目，就把结果改为“找到祖母的店”。
如果另一个条目写着同名者从事不同职业，也保存下来。它可能与目标无关，也可能代表不同时间的工作，暂时没有必要决定。给候选各自编号，之后得到配偶、住址或年龄信息时，再逐条比较；不要把多个候选混成一个经历丰富的人。
没有结果，也写得具体一点
“查不到”留下的信息太少。更有用的写法是：“在一九二八年至一九三〇年商户姓名索引中，以林玉和林毓检索，未找到可确认的条目；尚未逐页查看全部影像。”这句话交代了查过哪里、用了什么名字，以及还没完成什么。
记录的范围尤其重要。某一年缺页、某一卷不能打开、姓名索引只完成一部分，都可能影响结果。查到一半停下时，记下最后一页和继续入口。例如“浏览至影像第八十七张，下次从八十八张开始”，比写“还要继续查”更方便。
没有结果可以帮助排定下一步，却不能单独证明某个人从未住过那里或从未经营店铺。也许用了另一姓名，资料没有保存，或者应查的地方其实在邻区。把可能原因列在判断栏，只写你目前能想到、还需要检验的解释。
把搜索词和筛选条件留下来
姓名的汉字、英文拼写、首字母、婚前姓和婚后姓，尽量按实际输入的形式保存。用了年份、地点或记录类型筛选，也一并记下。某次结果很多，记“结果过多，未全部查看”；某次只打开前三条，就不要后来写成整批都查过。
更改条件时，可以接着写一句原因，例如“去掉名字，只搜姓氏，因为部分索引只有首字母”。没有必要为每一次鼠标点击写日志，但会影响结果范围的改动值得保存。同一天连续的小尝试可以放在同一条下面，标出各自结果。
网站查询以外的线索也放进来。亲人回电话说不认得某个地址，就记录通话日期、回答者和问题。图书馆回复某册没有数字化，也保留回复和馆藏号。这样接手的人会知道哪些查询正在等回复，哪些已经得到明确答复。
用一句下一步结束这次工作
结束之前，写一个下次坐下来就能做的小任务。“继续研究”太宽，“打开材料零一七原图，核对门牌号，再查该地址的一九二九年广告”就具体得多。需要等别人回复的任务，标明正在等待，避免下一次又发出相同咨询。
任务完成后加日期，连接到新的日志条目，原计划不必删除。决定不再追某条线索时，也写一句原因：人物不符、材料未开放，或问题已经改变。日志不需要呈现一条永远正确的路线；保留修正过程，才能知道为什么改了判断。
隔一段时间，把同一个问题下的资料读一遍，写成短小的结论说明：目前哪些信息相符，哪些仍然矛盾，缺的连接是什么。谱系证明论述需要解释证据与推理的关系；日志保留的是做这种解释时要用到的工作记录。[2] 分享前备份，并删去无关的在世者私人信息。下一位家人便可以从同一个问题继续，而不用重新打开那十几个网页。
资料来源
继续阅读以下机构的资料，核对适用范围及原始记录。
- 谱系认证委员会：谱系证明标准www.bcgcertification.org
- 谱系认证委员会：证明论述www.bcgcertification.org